Zelfstandig verpleegkundige worden is bovenal een keuze voor vrijheid. Je kiest je eigen werktijden, je patiënten en hoe je werkt. Maar deze autonomie brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee, met name op het gebied van administratie en boekhouding. Hier vind je alles wat je moet weten om valkuilen te vermijden en je beroep met een gerust hart uit te oefenen.
Waarom moet een verpleegkundige een boekhouding bijhouden?
In België moeten alle zelfstandige activiteiten, ook in de medische sector, voldoen aan bepaalde fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. Ook al blijft patiëntenzorg je kernactiviteit, in de ogen van de overheid word je beschouwd als een zelfstandig professional.
Dit betekent dat je regelmatig een boekhouding moet bijhouden om je inkomsten en uitgaven te registreren. Deze boekhouding dient als basis voor de berekening van je belastingen en sociale zekerheidsbijdragen en voor de controle van de rentabiliteit van je bedrijf.
Welk boekhoudsysteem moet een zelfstandig verpleegkundige gebruiken?
Het goede nieuws is dat de meeste zelfstandig verpleegkundigen onder een vereenvoudigd belastingstelsel vallen. Zolang u bepaalde omzetdrempels (die elk jaar veranderen) niet overschrijdt, kunt u kiezen voor vereenvoudigde boekhouding, ook wel ‘enkele boekhouding’ genoemd.
Deze bestaat uit drie hoofdregisters:
- Het inkomstenregister: hierin worden alle bedragen geregistreerd die u voor uw diensten ontvangt.
- Het uitgavenboek: hierin worden al uw beroepskosten (aankoop van medische apparatuur, brandstof, telefoonkosten, enz.) vermeld.
- Het btw-register: als u btw-plichtig bent, moet u ook al uw btw-plichtige transacties in dit register registreren.
In sommige gevallen, met name als uw omzet bepaalde drempels overschrijdt, moet u overschakelen op dubbele boekhouding, wat veel omslachtiger en complexer is.
Bent u als zelfstandig verpleegkundige btw-plichtig?
In principe zijn medische diensten in België vrijgesteld van btw. Dit betekent dat u geen btw aan uw patiënten in rekening brengt en dat u deze ook niet aan de overheid hoeft te betalen.
Deze vrijstelling geldt echter niet automatisch voor alle activiteiten. Als u bepaalde aanvullende diensten aanbiedt, zoals de verkoop van medische apparatuur of cosmetische diensten, kan een deel van uw inkomsten belastbaar worden. Het is daarom van cruciaal belang om uw activiteiten grondig te analyseren met een professional.
Wat zijn uw fiscale verplichtingen?
Elk jaar moet u:
- Uw aangifte inkomstenbelasting indienen, inclusief uw beroepsinkomsten.
- Driemaandelijks sociale zekerheidsbijdragen betalen, die worden berekend op basis van uw inkomen.
- Vooruitbetalingen doen om mogelijke belastingtoeslagen te vermijden.
- Uw boekhoudkundige documenten bijhouden voor het geval er een controle plaatsvindt.
Het wordt aanbevolen om al uw bewijsstukken minstens zeven jaar te bewaren. Dit omvat uw facturen, bankafschriften en contracten.
Welke kosten kunt u aftrekken?
Een van de belangrijkste voordelen van zelfstandig ondernemer zijn, is dat u uw beroepskosten kunt aftrekken. In de praktijk betekent dit dat alle kosten die nodig zijn voor uw bedrijf, kunnen worden afgetrokken van uw belastbaar inkomen.
Hier volgen enkele typische voorbeelden voor een zelfstandig verpleegkundige:
- De aankoop van medische apparatuur (handschoenen, spuiten, bloeddrukmeter, enz.).
- Beroepskleding.
- Reiskosten tussen patiënten.
- Een deel van uw telefoon- en internetkosten.
- Abonnementen op vakbladen of bijscholingscursussen.
- Beheerskosten in verband met uw accountant of facturatiesoftware.
Hoe nauwkeuriger u uw uitgaven identificeert en motiveert, hoe meer u uw belastingaanslag kunt verlagen.
Waarom deskundige hulp inroepen?
Veel nieuwe verpleegkundigen kiezen ervoor om hun eigen boekhouding te doen om geld te besparen. De complexiteit van de regels en het gebrek aan tijd worden echter al snel obstakels.
Een registeraccountant die gespecialiseerd is in uw sector is volledig op de hoogte van uw verplichtingen en rechten. Hij of zij kan u begeleiden bij het proces, uw fiscale situatie optimaliseren en u kostbare tijd besparen. Bovendien helpt hij of zij u om uw betalingen te anticiperen en onaangename verrassingen te voorkomen.
Daarnaast bieden sommige moderne accountantskantoren nu ondersteuning op maat voor verpleegkundigen, waarbij digitale tools en menselijk contact worden gecombineerd voor een soepel en geruststellend beheer.
Kortom: een goed geoliede organisatie voor gemoedsrust
Zelfstandig verpleegkundige zijn betekent niet alleen zorg verlenen, maar ook ondernemer worden. Door te voldoen aan uw boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, stelt u uw bedrijf veilig en geeft u uzelf de middelen om het met een gerust hart te laten groeien.
Houd altijd in gedachten dat uw beroep het verdient om met een gerust hart te worden uitgeoefend. Een goede boekhoudkundige organisatie is daarbij uw beste bondgenoot.